((بسم الله الرحمان الرحيم))
:) تنفق معظم المكتبات الكبيرة مبالغ طائلة على الغلاف التجاري للنشرات الدورية وتجليد الكتب ذات الأغلفة الورقية لأول مرة وإعادة تجليد الكتب المتداولة بين القراء، من أجل حفظ هذه المجموعات للأجيال القادمة. ومن الممكن أن يقلل التحليل الدقيق لتأثير قرارات الصيانة فى إطالة عمر المجموعات من المشكلات المستقبلية، كما أنه يوفر كثيراً المال.
عادةً ما يتم تجليد النشرات الدورية بموجب عقد بين شركات البيع ومعظم المكتبات. وفي العديد من الحالات، تُتخد القرارات على أساس الاستخدام قصير الأجل، وأبعاد المجلد، وتأثير الأنماط المستخدمة. ومع ذلك، يتم تنفيذ عملية التجليد بعد أن ينتهي الاستخدام الحالي للمقتنيات التي لم يتم تجليدها، ولهذا يتم إسناد مهام إنتاج بعض التكوينات الكبيرة غير المرنة التي تصممها شركات التجليد للاستخدام الشاق إلى شركات غير مناسبة على أساس نمط الاستخدام قبل التمكن من حماية المقتنيات التي لم يتم تجليدها بتلك الأغلفة المصممة للاستخدام الشاق. وفي الواقع، تعجل طرق تثبيت الأوراق غير المرنة، مثل طريقة الخياطة الفوقية, وطريقة الحياكة بالغرز, من تلف الأغلفة، لأنها تجعل من غير الممكن تنفيذ عمليات النسخ الضوئي وإنتاج الميكروفيلم والمسح الرقمي دون قطع الخياطة للسماح بفتح الأوراق بصورة جيدة بما يكفي لمشاهدة النص الموجود في الهوامش الداخلية.
لا يتم إنتاج معظم النشرات الدورية في الوقت الحالي بطريقة التوقيع ولا يمكن خياطة التوقيعات عبر طيات الأجزاء. والطريقة العملية الوحيدة لتجنب طرق الخياطة غير المرنة من خلال السطح هي استخدام مادة تجليد لاصقة مزدوجة التأثير, وفي هذه الطريقة يتم نشر الأوراق المفردة ميكانيكياً في كلا الاتجاهين، وإدخال بطانة مصنوعة من مادة لاصقة بسمك 0.5 ملم بين كل ورقة وأخرى. ونظراً لتكلفة الماكينات المطلوبة، فإن شركات التجليد التجاري في الدول النامية غالبا ما تجفف الأوراق يدوياً.
يكون التجليد المناسب للتكوينات اللاصقة مسطح وذو تكوين سهل الاستخدام، مع تغرية ألواح التجليد ولصقها مباشرةً على الوجه الخارجي من الأوراق الأخيرة للكتاب على بُعد سنتيمتر واحد من حافة الظهر. ويتم تبطين ظهر الكتاب باستخدام ورق الكرافت أو ورق التغليف، وقطعة من قماش الكتب المكتوب عليه مسبقاً يتم تغريتها ولصقها مباشرةً على ظهر الكتاب، بحيث تمتد لمسافة 6 سنتيمترات تقريباً على الألواح الكرتونية. ويتم تقليم المجلد الذي تم تجليده برفق لتسوية الحواف.
يُعتبر هذا الشكل من أشكال التجليد رخيصاً ومستقراً من حيث الأبعاد (لا يمكن أن يرتخي على الرف). ويمكن تجليد النشرات الدورية في المكتبة باستخدام أبسط المعدات، كما يمكن فتح هذه النشرات بسهولة.
تجليد الكتب ذات الأغلفة الورقية
هنالك نسبة كبيرة من الكتب الجديدة تدخل المكتبات في الوقت الحالي على شكل كتب ذات أغلفة ورقية، مما يشكل مشكلةً بالنسبة لأمناء المكتبات. ونظراً لأن الكتب ذات الأغلفة الورقية هي بالضرورة مقالات كما أنها جديدة بوجه عام، فمن غير الممكن أن تعتمد قرارات التجليد على أنماط الاستخدام. والسبب في ذلك أن إنفاق أموال التجليد على كتاب لن يتم استخدامه هو مضيعةً للوقت والمال، ولكن عدم تجليد الكتب ذات الأغلفة الورقية التي يمكن استخدامها كثيراً يعرضها لخطر التلف والضياع. وهناك حلٌ جزئيٌ لهذه المشكلة هو تقوية وتغليف الكتيبات.
التقوية
الأدوات اللازمة للتقوية هي حافظة من العاج، ومقصات، ومقص أوراق, وفرشاة تغرية، وإبرة وخيط من الكتان. وإذا كان من اللازم معالجة عدد كبير من الكتب ذات الأغلفة الورقية على أساس منتظم، فقد يتم التفكير في الاستثمار فى ماكينة كهربائية لتقطيع الورق وماكينة تغرية. وتتكون مواد التقوية من مادة لاصقة مصنوعةً من مادة PVA, ولوحاً كرتونياً ذو بطانة بيضاء يبلغ سمكه 2 مللي، وقطعة من القماش القطني المصمغ عرضها 1.5 سم وطولها هو طول اللوح الكرتوني القياسي، وأوراق شمعية أو بلاستيكية. ويجب تقطيع الألواح الكرتونية إلى ستة مقاسات قياسية: 19.5 × 13 سنتيمتراً، و21 × 14 سنتيمتراً و 23 × 15 سنتيمتراً و 25.5 × 17 سنتيمتراً و28 × 21 سنتيمتراً و33 × 25 سنتيمتراً.
تبدأ التقوية بعملية تغرية الكتب ذات الأغلفة الورقية طبقاً لمقاسات الألواح الكرتونية القياسية. ويتم فتح أغلفة الكتب ذات الأغلفة الورقية ولصق ثنيات الوصلة الداخلية باستخدام الحافظة العاجية. ويتم تغرية قطعتين من القماش المصمغ ووضعهما، بحيث تكون الوصلات الداخلية ممتدة على كتلة النص بمقدار 0.5 سنتيمتر تقريباً، وعلى الجزء الداخلي من الغطاء بمقدار سنتيمتر واحد.
يتم تغرية لوحين من الكرتون بحجم مناسب على السطح غير المبطن، ويُوضع أحد اللوحين، بحيث يكون الجانب الذي تمت تغريته إلى أعلى، فوق كتلة النص على بُعد نحو 0.5 سنتيمتر من الوصلة الداخلية.
يُوضع الغلاف بحرص على السطح الذي تمت تغريته ويتم حكه بالحافظة، بحيث يتم وضع الوصلة الخارجية برفق مع حافة الحافظة.
تُوضع قطعة من الورق الشمعي على الجزء الخارجي من الغلاف، ويتم تدوير الكتاب ذو الغلاف الورقي لتكرار العملية على الجانب الآخر.
تُوضع الكتب ذات الأغلفة الورقية التي تمت معالجتها فوق بعضها البعض، ويتم الفصل بينها بأوراق شمعية لمنع التصاقها. وعندما تجف الكومة، يمكن تقليم حواف الكتب ذات الأغلفة الورقية قليلاً على ماكينة تقطيع الورق الكهربائية لتسوية الغلاف أو تسوية حواف الكرتون البارزة باستخدام مقص يدوي.
علب الكتيبات
يمكن تصنيع علب الكتيبات أو شراؤها من إحدى شركات البيع المتخصصة في المواد أحادية الأجزاء، مثل النشرات المطوية. وتتطلب هذه العملية ألواحاً كرتونيةً ذات بطانة بيضاء يتم تقطيعها حسب الأحجام القياسية، وأشرطة ورقية لظهر الكتب مصنوعة من أي نوع من الورق المتين يتم تقطيعها بارتفاع الألواح الكرتونية ويكون عرضها سنتيمتران، وورق خال من المواد الحمضية بهامش يبلغ 0.5 سنتيمتر لاستخدامه كبطانة داخل الحاوية المفتوحة، بالإضافة إلى شرائط من قماش الكتب عرضها 5 سنتيمترات وطولها نفس طول الألواح الكرتونية بزيادة 3 سنتيمترات يتم طيها للداخل.
يتم تغرية قماش الكتب ويوضع شريط ظهر الكتاب فى منتصفه.
تُوضع الألواح الكرتونية على القماش الذي تمت تغريته في مواجهة شريط ظهر الكتاب ويتم تدويره عند الرأس والذيل.
يتم تدليك الأسطح التي تمت تغريتها باستخدام الحافظة. يُغرى ورق البطانة ويُوضع بداخل علبة ويوضع بحرص على ورق ظهر الكتاب. وبعد أن تجف علب الكتيبات وتطوى إلى نصفين، تتم خياطة الكتيب بداخل العلبة بغرزة ذات ثلاث أو خمس فتحات. ويمكن تصنيع علب الكتيبات بأعداد كبيرة. ويمكن الاستفادة من ماكينة التغرية إذا تم تنظيم العمل للاستفادة من تقطيع عدة مواد في المرة الواحدة والمعالجة اليدوية المثمرة.
الإزالة العامة للخواص الحمضية
يجب على كافة المكتبات ومخازن الأرشيف مواجهة مشكلة الورق الهش أو الورق عالي الحمضية في عملية المعالجة. وبعد إعادة التنسيق، فليس هنالك سوى القليل مما يمكن عمله للمجموعات الكاملة التي تعاني من هشاشة الورق، غير أن هنالك علاجات للورق الحمضي الذي لم يتهرأ بعد. وقد تم بذل جهد كبير لسنوات عديدة في تطوير العمليات التي يمكن من خلالها معادلة الأحماض في الورق الذي لا يزال يحتفظ ببعض المرونة. وتتطلب الطرق اليدوية لإحداث القلوية أن يكون الكتاب غير مجلد، ولما كان ذلك غير عملي للمجموعات الكاملة, فقد تم تطوير نظم الإزالة العامة للخواص الحمضية. ويجب أن تؤدي الإزالة العامة للخواص الحمضية إلى تثبيت الورق دون إتلاف بقية الكتاب. وهنالك متطلبات أخرى لهذه العملية تتمثل في القدرة على التعامل مع أعداد كبيرة من الكتب في فترة زمنية قصيرة، وتكلفة منخفضة للوحدة، والأمان، وعدم إحداث أضرار بيئية.
نظم غمر المذيبات
تم تطوير عدد من العمليات لتحقيق هذه الأهداف بمستويات متنوعة من النجاح. ففي أواخر الخمسينيات وأوائل الستينيات، قيل أن العلماء في الاتحاد السوفييتي قد نجحوا فى استخدام غاز الأمونيا، ولكن المعلومات المتاحة كانت شحيحة وأُجهِضت العملية سريعاً. وفيما بين عام 1970 و1977، تم تطوير عملية في Barrow Research Laboratory (مختبر بارو للأبحاث)، حيث استخدم المورفالين (سائل عضوي شائع الاستخدام كمادة مذيبة في تنظيف المحاليل) مع بخار الماء. وعلى الرغم من أن المورفالين قد بدا في أول الأمر مستوفياً لبعض المعايير، إلا أن الكتب التي تمت معالجتها بهذه الطريقة عادت إلى الحالة الحمضية في وجود الرطوبة العالية.
وهنالك عملية تم تنفيذها بنجاح منذ عام 1981 وهي طريقة ريتشارد سميث لاستخدام نظام ميثوكسيد الماغنسيوم، التي تم تسجيلها في سجلات قسم الصيانة في Canadian National Archives (السجلات القومية الكندية). وترتبط هذه العملية بتجفيف الكتب في ماكينة تجفيف بالهواء، ثم إزالة خواصها الحمضية في محلول مذيب عن طريق الغمر، ثم تجفيفها بالهواء لإزالة المذيب الذي لم يتم استخدامه. ومن عيوب هذا النظام أنه يجب فرز الكتب لتجنب معالجة الكتب التي تحتوي على أحبار وصبغات قابلة للذوبان وكذلك أقمشة الكتب.
وفي عام 1976، صمم كيلي وويليامز، وهما من العاملين فى مكتبة الكونجرس بالولايات المتحدة، عملية تشتمل على مرحلة تجفيف بالبخار باستخدام مادة ديثيل الزنك (DEZ). والمعروف أن المركب المعدني العضوي DEZ ينجح في إزالة الخواص الحمضية للورق ويبقي على أكسيد الزنك القلوي. ونظراً للقابلية العالية للتطاير التي تميزت بها هذه المادة الكيماوية، تخلت مكتبة الكونجرس عن الاختبارات، كما لم تنجح بعد ذلك جهود الإنتاج التجاري التي كانت تبذلها شركة Akzo، وهي إحدى الشركات الكيماوية الهولندية.
والنظامان الأكثر فاعلية في الوقت الحاضر هما عملية Bookkeeper، التي تنفذها شركة Preservation Technologies of Pennsylvania, USA (شركة لتقنيات الحفظ في بنسلفانيا بالولايات المتحدة الأمريكية) ونظام Battel، الذي يتم تشغيله حالياً بواسطة شركة Zentrum für Bucherhaltung (ZFB) بمدينة ليبزج بألمانيا. ويستخدم كلا النظامين طريقة غمر المذيبات، ويبدو أن اختبارات التقادم المعجل تؤكد جدواها. وفي عام 1994، دفع تقييم شديد الدقة لعملية Bookkeeper مكتبة الكونجرس بالولايات المتحدة إلى التعاقد مع شركة Preservation Technologies لإزالة الخواص الحمضية. وفي هذه العملية، تقوم الكتب التي يتم غمرها في حامل سائل خامل بامتصاص جسيمات أكسيد الماغنسيوم.
وعلى الرغم من كل ذلك، فلا تخلو هذه النظم لإزالة الخواص الحمضية من السلبيات الخاصة بها. فالأمر لا يقتصر على التكلفة العالية، بل أن إدارة متطلبات الإنشاءات والتركيبات من الأمور الصعبةً بالنسبة للمكتبات. وقد يساعد على النجاح وجود نظام يمكن تركيبه بسهولة في الموقع، ويجب أن تكون تكلفة الوحدات منخفضة حتى تنتفي الحاجة إلى الاختيار المسبق للمعالجة.
تقوية الورق
وتتم إزالة الخواص الحمضية بمعادلة الورق الحمضي، غير أنها لا تقوي الورق التالف. وبخلاف شق الورق وتصفيحه، لم يكن هنالك أي تقدم كبير في عملية تقوية الورق. وفي أوائل الثمانينيات، أجرت شركة Nova Tran الأمريكية تجارب باستخدام مادة الباريلين، وهي مادة للتغليف تم تطويرها للمعدات الإلكترونية، إلا أن التكلفة العالية للعملية جعلتها غير صالحة للاستخدام العام. وفي أواخر الثمانينيات، قام مختبر British Library (المختبر البريطاني) بتجارب لتقوية الورق بعملية البلمرة بدت مبشرةً، غير أنها لم تتجاوز المرحلة التجريبية.
وقد نجحت شركة ZFB بمدينة ليبزج في ميكنة عملية شق الورق يدويا التي كانت شركات تجليد الكتب تستخدمها منذ ما يقرب من 150 عام -
http://www.zfb.com. ويتم خلال هذه العملية شق صفحة من الورق التالف إلى اثنتين بين بكرات تمت تغريتها بمادة صمغية. وبعد ذلك يتم إدخال طبقة تقوية بين نصفي الورقة اللذين يتم لحمهما عندئذ. ولا تؤثر هذه العملية بصورة ملحوظة على مظهر الورق.
التثبيت والتسكين
تطورت صيانة مجموعات المكتبات ومخازن الأرشيف بشكل كبير بمساعدة العبوات الواقية الثابتة. وبالنسبة للمواد غير المجلدة على وجه الخصوص، تشكل العبوات الواقية بيئةً مصغرة أسهل في التحكم عن غرفة كبيرة. ومع ذلك فمن الأهمية بمكان ضمان شراء العبوات من شركة بيع حسنة السمعة وأن تكون مصنوعة من مواد مستقرة كيميائياً مع نسبة pH عالية. فالأشياء التي يتم تخزينها في عبوات مصنوعة من مواد تحتوي على نسبة عالية من الأحماض تتعرض للتلف بمعدل أسرع من المعدل الطبيعي.
تشكل العبوات بيئاتِ مصغرةَ للتحكم في الرطوبة النسبية والأوبئة الحشرية، وللحماية من التلف البيئي مثل التلف الناتج عن الغبار والنار من خلال استخدام المواد المجففة، والناتج عن الحشرات من خلال استخدام المواد الطاردة للحشرات بنسبة معتدلة. وعموماً يجب أن تُصنع العبوات من الكرتون والورق، وليس من الخشب والمعادن الفلزية. وهنالك اتجاه متزايد نحو استخدام البلاستيك، لكن بعض أنواعه غير مناسبة للتخزين الأرشيفي.
المواد المستخدمة في صناعة العبوات
الكرتون والورق
الكرتون والورق عبارة عن مواد غير شفافة وتحمي محتوياتها من التلف بسبب الضوء. وعلاوة على ذلك، فقد يكون من السهل الكتابة عليها لتمييز محتوياتها، كما أنها تمتص الماء في حالة البلل. ويجب أن تكون المواد خاليةً من الأحماض، وأن يكون مستوى pH بها من 8.5 إلى 10، وأن تكون نسبة الاحتياطي القلوي بها 3 بالمائة. ويبدو أن نسبة وجود مادة اللجنين في هذه المواد أقل كمعامل يتجاوز معدل تغير اللون على الغلاف الخارجي للعبوة.
والعجينة تكون عادة عجينةً خشبية يتم صنعها من خلال إجراء عملية قلوية. ويجب ألا تحتوي العجينة على مادة الكبريت، خصوصاً مع العبوات التي يحتمل أن تشتمل على صور فوتوغرافية. كما يجب أن تكون قوة ومتانة الكرتون والورق متناسبين مع الغرض من الحاوية (راجع المعايير القياسية للجمعية الفنية لصناعة العجينة والورق في الموقع
http://www.tappi.org). ويجب أن تكون الصبغات المستخدمة فى تلوين الكرتون/ الورق ثابتة اللون وغير متحلِّبة. (للتعرف على العديد من المعايير الفنية حول صناعة الكرتون والورق انظر موقع
http://www.astm.org.)
وعند استخدام مواد لاصقة في صناعة العبوات، فيجب ألا تتعدى هذه المواد حواف المناطق التي صُممت من أجل لصقها. وإذا استُخدِمت الدبابيس أو الزوايا المعدنية، أو شرائط التقوية، فيجب أن تكون مصنوعةً من معدن غير قابل للتآكل وليس بها حواف حادة بارزة.
البلاستيك
من الصعب اختبار درجة ملاءمة البلاستيك في بعض العبوات الواقية وأكياس الحماية. ويجب أن يكون البلاستيك خاليا من المواد الملدِّنة والطلاء الخارجي ومواد UV الماصة.
وعادةً ما تكون مادة البولي إثيلين لينةً ومرنةً ويمكن استخدامها لتغليف المواد وتحزيمها، أما البولي بروبيلين، وهي مادة صلبة عادة، فغالباً ما تدخل في صناعة علب الأفلام والحاويات المقولبة الأخرى. وفي الغالب، تستخدم رقائق البولي بروبيلين المدببة أو المحززة في صناعة الصناديق والمحافظ, حيث يمكن تعليمها وطيها وربطها وتغريتها بمادة لاصقة ساخنة. ويقوم عدد متزايد من شركات البيع بتسويق عبوات بأحجام قياسية. ويجب أن تكون مادة البولي بروبيلين المستخدمة في صناعة هذه العبوات خاليةً من مواد UV الماصة، ومن الإضافات المضادة للكهرباء الاستاتيكية، ومن المواد المقاومة للهب، والصبغات. ومادة البولي بروبيلين مثالية لتخزين مواد الأفلام غير المستقرة على البارد، ولكن لا يُنصح باستخدامها مع المواد غير المستقرة التي تكون عرضةً للتلف السريع في البيئات المحكمة, والذي يُطلق عليه التحلل بالحفز الذاتي. ويجب استخدام الحاويات البلاستيكية مع الأشرطة الصوتية والأفلام المستقرة.
ويجب عدم استخدام المواد البلاستيكية من نوع كلوريد البولي فينيل (PVC) بأي شكل من الأشكال التي قد تعرضها للتلامس مع مواد المكتبات والأرشيف. ومواد PVC غير مستقرة كيميائياً وتزيل غازات حمض الهيدروكلوريك في وجود الحرارة، الأمر الذي من شأنه أن يفسد مواد البحث سريعاً. وتصبح مادة PVC هشةً نظراً لانفصال المواد الملدِّنة، وتصبح قادرة على تنعيم الصور الفوتوغرافية، مما يتسبب فى تحولها وجعل الراتنجات لزجة. ويقوم عديد من شركات البيع بتسويق أكياس الحماية المصنوعة من مواد PVC للاستخدام مع تسجيلات الجرامافون والصور الفوتوغرافية والعبوات المنزلقة وألبومات الصور. وعلى وجه العموم، يجب على المشتري أن يحاول التحقق مما إذا كانت العبوة مصنوعةً من مواد PVC عن طريق فحص ملصق المحتويات الكيماوية، ولكن في التحليل النهائي, يجب ألا يبتاع المشتري أية مواد بلاستيكية ذات رائحة كيماوية نفاذة.
والكرتون والورق من المواد الماصة التي تساعد على حماية المحتويات عند البلل، بينما يميل البلاستيك إلى الاحتفاظ بالرطوبة ما لم تكن العبوة محكمة تماما ضد الماء. ويعمل الكرتون والورق كمصدات لمقاومة التغيرات المناخية ويمكن استخدامها لخلق مناخ قلوي داخلي مصغر. ويمكن أن تذوب مواد البولي إثيلين والبولي بروبيلين بسهولة عند وجود حريق، أما الكرتون والورق فهي مواد مقاومة تماما للحرارة ولا تحترق بسهولة. وبالنسبة لأغلب عمليات التخزين الروتينية للمواد الورقية، فيفضل العبوات المصنوعة من الكرتون والورق.
تسكين الورق
يتم تجميع مجموعات الورق في حافظات وصناديق، ووضعها على أرفف ثابتة من الصلب. ويجب تخزين المقتنيات الورقية المسطحة الكبيرة، كالخرائط والرسوم المعمارية والملصقات واللوحات الفنية في حافظات ذات أحجام مناسبة فى صناديق طباعة أو خزانات خرائط من الصلب (ملفات مسطحة). وإذا كان الشيء المراد تخزينه كبيرا للغاية، كالخرائط الكبيرة المطوية، ولا يمكن استيعابه فى الوضع المسطح عند التخزين، فهنالك استراتيجيات للحفاظ عليه في وضع الطي.
الحافظات
يجب أن تكون الحافظات مستقرة وثابتة كيميائياً. وكثير من حافظات المكاتب العادية التي يتم توفيرها من خلال عملاء الشراء الحكوميين تعتبر غير مناسبة للتخزين طويل المدى. ويجب شراء الحافظات من خلال شركات البيع المتخصصة في منتجات مخازن الأرشيف، كما يجب على المشترين التأكد من أن جميع المشتريات مطابقة للمواصفات المعطاة عند إصدار طلب الشراء. ويجب إجراء اختبارات pH على الأقل على العينات. ومن المستحسن ألا يتم حشو الحافظات بكميات كبيرة من الأوراق، خصوصاً إذا كانت متنوعة الأحجام. ويجب فصل أية مواد ذات مشكلات معينة في المجموعة (الشريط اللاصق التالف كيميائياً، وما إلى ذلك) عن بقية المواد ووضعها في حافظة واحدة مستقلة.
حواشي الصور
لا تظهر القيمة الأساسية للحواشي عند عرض المقتنيات أو إحاطتها بإطار، ولكنها تستطيع حماية الصور سريعة التأثر الخاصة ببعض المقتنيات. وتتكون الحاشية من نافذة لعرض الصورة، ولوح كرتوني يعلق عليه الشيء المراد عرضه. وعند التخزين في وضع مسطح، عادةً ما توضع قطعة من نسيج متين تحت فتحة نافذة العرض وفوق الصورة للحد من مخاطر الكشط. وتتمثل فائدة الحاشية في إمكانية التعامل مع المقتنيات بطريقة آمِنة، وتخزينها في مجموعات دون الضغط على أسطح الصور، وعرضها بسهولة عند الحاجة. ويجب أن يكون لوح الحاشية الكرتوني مصنوعاً من مادة قلوية وشديد الصلابة، خصوصاً عند استخدامه مع المقتنيات الكبيرة.
الصناديق
تتعامل شركات البيع مع ثلاثة أنواع أساسية من الصناديق: علب الوثائق ذات الواجهات المعلقة أو المتدلية؛
وصناديق الطباعة، المصممة للتخزين في وضع مسطح باستخدام غطاء صندوق على شكل حدوة وذو واجهة متدلية;
والعبوات الكرتونية لحفظ السجلات، وهي عبارة عن صناديق ضخمة مصممة لتخزين كميات كبيرة من السجلات.
وهنالك أيضاً صناديق لحفظ المقتنيات المطوية أو الأشياء الغريبة الشكل. ويجب أن تُصنع كافة الصناديق من ألواح كرتونية تحتوي على نسبة pH تبلغ 8.5 على الأقل و 3 بالمائة على الأقل من كربونات الكالسيوم المخفف. وتُصمم علب الوثائق للتخزين المسطح والتخزين العمودي على حدٍ سواء. وفي حاويات التخزين العمودي الغير مملوءة بالكامل، يجب عدم السماح لمحتوياتها بالسقوط. ولتجنب حدوث ذلك، يمكن استخدام حاشية مطوية.
خزانات الخرائط أو ملفات الصلب المسطحة
يجب تخزين المواد الكبيرة، كالخرائط والملصقات، في وضع مسطح كلما أمكن ذلك. ويجب تصنيع خزانات الخرائط من صلب ملحوم عيار 14 على الأقل. ويفضل أن يكون الطلاء الخارجي النهائي من راتنج الأكريليك والميلامين.
ويجب استبدال خزانات الخرائط الخشبية فى أسرع وقت ممكن، لأن الخشب تنبعث منه مواد ضارة ويجذب الحشرات. ويتم تجميع ملفات الصلب المسطحة رأسيا بمعدل وحدتين، تتكون كل وحدة من 5 أدراج. وارتفاع هاتين الوحدتين أقل قليلا من متر واحد، مما يوفر أسطح عمل للعاملين والباحثين.
ويجب وضع المقتنيات التي يتم تخزينها في ملفاتٍ مسطحةٍ بداخل حافظاتٍ أصغر قليلاً من المساحات الداخلية للأدراج، أو نصف هذه المساحات بالضبط. وهذا يمنع تحرك الحافظات داخل الأدراج أثناء فتحها. وبشكل عام، يجب ألا يزيد سمك محتويات الحافظات عن 2 إلى 3 سنتيمتر يتم قياسها عند منتصف الحافظات. وتشكل ملفات الصلب المسطحة عبواتٍ واسعةً يمكن استخدامها كبيئات مصغرة بها طارد أو مبعد للحشرات (كرات نفتالين) في القاعدة. وقد تكون البيئة المصغرة ضارةً عندما توضع ملفات الصلب المسطحة على سجادةً فتبتل هذه السجادة على سبيل المثال. ففي هذا الموقف، ينتقل البلل إلى أسفل الملف المسطح، ورغم أن السجادة تجف في المناطق المفتوحة، إلا أن البلل الموجود أسفل الملف المسطح يسبب رطوبةً شديدةً ينتج عنها نمو الفطريات التي تسبب التعفن.
المقتنيات المطوية
قد يكون من الصعب تخزين هذه المواد والوصول إليها دون حدوث أضرار. فمن الممكن طي معظم المقتنيات المطوية على الجزء الخارجي من أنبوب لوح كرتوني قوي بقطر يبلغ 10 سنتيمترات تقريباً. ويجب أن يكون الأنبوب أطول من المقتنى ومغطى بطبقة من الورق القلوي، ويفضل وضع المقتنى بين ورقتين قلويتين أثناء طيه للحد من كشط السطح. ويتم عندئذ لفُّ الجزء الخارجي للمقتنى في ورق الكرافت القلوي القوي. ويجب عدم دفع المقتنى إلى داخل الأنبوب تحت أي ظرف من الظروف نظراً لإمكانية حدوث تلف كبير عند إخراج المقتنى لاستعماله.
وتحسين دوران الأنبوب هي طريقةً تم تطويرها في British Public Records Office (دار المحفوظات البريطانية العامة) ثم أدخل عليها William Minter، وهو أمريكي من العاملين في صيانة الكتب مزيدا من التحسينات. وهذه الطريقة تجمع الأنبوب مع فيلم بوليستر في مبيت يحمي المقتنى سريع التأثر عند بسطه لاستخدامه. وفي هذه الحالة، يتم بسط المقتنى حول الجزء الخارجي من الأنبوب مع ورقتين من فيلم بوليستر يتم تشكيلهما كظرف ملحوم من طرف واحد، بحيث تكون أحد حافتي الفيلم متصلة بالأنبوب. ويتم لحام ورقتي فيلم البوليستر أو ربطهما بشريط مزدوج الوجه بالقرب من الحافة الأمامية، مع مد الورقتين دون وصلات لحام لأبعد من موضع الوثيقة عند القمة والقاع. ويحتوي الطرف الخلفي من المظروف على واق من القماش يتم ربطه مع طي الجزء الزائد من العرض داخل طرفي الأنبوب.
لاستخدام المقتنى، يتم بسط مجمع اللف مع عدم إخراجه ولكن عرضه فى العبوة. وهذا يحمي المقتنى من العودة إلى وضع الطي مرةً أخرى، الأمر الذي ينتج عنه تلف خطير.
تسكين الصور الفوتوغرافية
نظراً للتنوع الكبير للصور، فالطريقة المثالية لتسكينها هي أن يتم تسكينها منفصلةً عن بعضها البعض. ويجب أن تكون عبوات الصور مصنوعة من ورق خال من المواد الحمضية أو البلاستيك المستقر. والورق يكون غير شفاف لمنع التلف الذي يسببه الضوء, ولذلك يتطلب الأمر إخراج الصور من المظروف أو الغلاف لمشاهدتها. أما البلاستيك فيكون شفافاً لتقليل الخطوات اللازمة لمشاهدة الصورة. غير أن البلاستيك له عيوبه التي تظهر عند تعرضه للرطوبة الشديدة، حيث أن الرطوبة تتسبب فى ظهور بقعٍ بيضاء على سطح الصورة أو تعفنها. ويجب عدم استخدام البلاستيك عند تكون طبقة المستحلب تالفة، لأن الخاصية الإلكتروستاتيكية للبلاستيك قد تتسبب فى تقشر السطح.
العبوات الورقية
يجب أن تحتوي العبوات الورقية على نسبةٍ عاليةٍ من مادة سليولوز الألفا، وأن تكون خاليةً من الخشب الأرضي، والتغرية بمادة راتينج الألومنيوم، والكبريت. ويجب أن تصل نسبة pH فيها إلى 7.5، وأن تكون ذات سطح أملس. تشكل العبوات التي بها شقوق أو تشابكات خطورة ناتجة عن تلف المادة اللاصقة على سطح الطباعة. ويفضل استخدام عبوة ذات غطاء قلاب مكوَّن من أربعة أطراف لا يتسبب فى الكشط لتسكين العديد من الصور.
وعندما تُوضع الصور في عبوات فردية، فمن الممكن تخزينها في صناديق شبيهة بالصناديق المستخدمة في تخزين الورق. ومن الممكن تخزين الصور في وضع أفقي أو رأسي، غير أن ذلك يجب يكون تحت ضغط خفيف وذلك لمنع التجعد. وإذا كان من الضروري تسكين صور ذات مقاسات شديدة الاختلاف داخل نفس الصندوق، فمن الممكن الفصل بينها باستخدام لوح مبطن. أما الصور ذات المقاسات الزائدة، فيمكن تخزينها فى حافظات توضع بداخل صناديق طباعة كبيرة أو في ملفات صلب مسطحة. أما الصور المحاطة بإطارات، فمن الأفضل إخراجها من الإطارات عند التخزين. أما إذا كانت الصورة المحاطة بإطار كبيرة للغاية، فيجب إخراجها من الإطار وإزالة المواد الحمضية المساعدة منها واستبدالها بمواد خالية من الأحماض. وينبغي أن يتولى القائم بالصيانة عملية إعادة تأطير الصور.
مرحلة ما قبل التخزين
يجب تقوية الصور الملتصقة على ألواح سند هشَّة داخل عبواتها باستخدام بطاناتٍ خاليةٍ من المواد الحمضية، أو باستخدام ألواحٍ مضلعة يتم قطعها بمقاسات أكبر قليلاً. ولا يجوز بأي حالٍ من الأحوال لأي شخص أن يحاول إخراج الصورة من مكانها، عدا القائم بأعمال صيانة الصور. وبالنسبة للصور الموضوعة فى علب، مثل الصور الفضية والخزفية، فيجب لفها بعناية بقطعة من النسيج الخالي من المواد الحمضية وتخزينها في وضع مسطح بداخل عبواتها الواقية.
ويجب عدم تكويم الصور السلبية المطلية بطبقة زجاجية فى وضع مسطح, واحدة فوق الأخرى, لأن ثقل هذه الألواح قد يتسبب فى تلفها بشدة، خصوصا إذا كانت بعض هذه الألواح في وضعٍ مقوس قليلا. ويجب وضع هذه الصور كل على حدة فى عبوة ورقيةٍ، ثم تكوم وتوضع على الحافة الطويلة داخل صناديقها, مع وضع لوحٍ خالٍ من المواد الحمضية بين كل 5 إلى10 ألواح للحفاظ على ثباتها.
تسكين أفلام الصور المتحركة
يجب تأمين فيلم الصور المتحركة بلفه بانتظام على محاور ثابتة، ثم تخزينه في علبٍ مصنوعة من البلاستيك (البولي إثيلين أو البولي بروبيلين) أو معدن (غير فلزي وغير قابل للتآكل). ويجب لف أشرطة الأفلام المصنوعة من ورق خال من المواد الحمضية أو من البوليستر حول الفيلم لحمايته من الفك. وينبغي تغليف أفلام "الأمان "والأفلام الملونة بمادة البولى إثيلين قبل وضعها فى العلب. ويجب عدم لف فيلم نترات السليولوز بمادةٍ بلاستيكية، بل وضعه مباشرةً فى علبةٍ معدنيةٍ ذات غطاءٍ غير محكم بشدة ومعزولاً عن غيره من الأفلام. وفي الظروف غير المستقرة، يجب استنساخ الفيلم والتخلص من الأصل.
تسكين الكتب
قد يكون من الضروري استخدام عبوات واقية مع الكتب المتهالكة التي يجب حفظها في حالتها الأصلية، ومع المواد المفكوكة التي يجب تجميعها معاً، واستخدامها في أحوالٍ معينةٍ أخرى.
الصناديق الصدفية
قد يكون الصندوق الصدفي شكلاً من أشكال الصناديق المطوية الظهر والمزودة بصينيتين متصلين بمفصل من منتصفها، أو قد يكون شكلاً من أشكال الصناديق المتدلية الواجهة. وعادةً ما تكون الصناديق المطوية الظهر هي الأفضل لحفظ الكتب، أما الصناديق ذات الواجهة المتدلية فهي الأفضل لحفظ المواد المفككة، مثل مجموعات الكتيبات. وتعتبر أقوى الصناديق الصدفية هو المصنوع من ألواح متينة خالية من المواد الحمضية، والمدعومة بألواح تجليد ومغطاة بقطعة من القماش المصمغ. ويمكن تعديل هذا النوع بإضافة لوح جانبيٍ لاستيعاب كميات قليلة من المواد الطاردة للحشرات. ومن الممكن صناعة أبسط أشكال الصناديق الصدفية من قطعة واحدة من لوح مضلع خالي من المواد الحمضية عن طريق ثنيه وطيه على طريقة علبة البيتزا. وفي حالة جريد النخيل، من الممكن وضع المخطوطات المفردة في علب MM، ثم وضع من أربعة إلى ستة علب فى صناديق صدفية كبيرة.
علب الكتب
تتميز علب الكتب بأنها ذات أطرافٍ مفتوحةٍ ومصممةٌ لكي توضع في وضع رأسي على الأرفف، بحيث يتم عرض الكتاب من الظهر. وهذا النوع من العلب مفيد لمجلدات الأوراق المفككة أو ألبومات الصور، وذلك لحمايتها من الغبار. ومع ذلك، فقد تقضى علب الكتب على تجليد الكتب تماماً نظراً لمقدار الكشط الذي يحدث عند سحب الكتاب من العلية. وفي الظروف التي يتعرض فيها المناخ للتغير الشديد، فقد تنكمش الكتب وتتمدد، مما يجعل من الصعب إخراجها من علب الكتب.
الحافظات
تستخدم الحافظة لتسكين الكتب المسطحة الكبيرة والكتب الرفيعة الصغيرة. وعندما تُستخدم الحافظة لاستيعاب الكتب الكبيرة المسطحة، مثل كتب أطلس الخرائط، فإنها تكون مكونة من علبة متينة من النوع الرابط مصنوعة من لوح وقطعة من قماش الكتب ذات رفارف صلبةٍ يتم طيها إلى الداخل لحماية المحتويات. وعادةً ما تشتمل العلب الكبيرة لهذا النوع على أربطة قطنية عند الحافة العليا والقاع والحافة الأمامية. أما عند استخدامها لاستيعاب الكتب الرفيعة الصغيرة، فإن الحافظة تكون مكونةً من علبة بسيطة تصنع من ألواح كرتونية رفيعة وقطعة من قماش الكتب تحتوي على رفارف مطويةٍ تُصنع من المادة الخام للحافظات الخالية من المواد الحمضية. وعموماً فهذه العلبة لا يتم حمايتها بالأربطة.
تسكين السجلات الصوتية
هنالك العديد من أنواع التسجيلات الصوتية، ورغم أن المبادئ الأساسية التي تنطبق على تسكين مواد المكتبات ومخازن الأرشيف الأخرى هي نفسها التي تنطبق هنا (يستحسن وجود ورق خال من المواد الحمضية وورق كرتون مقوى، وبوليستر وبولي بروبيلين)، فهنالك بعض الفروق الجديرة بالذكر.
أقراص الجرامافون/ الفونوغراف
الطريقة المفضلة لتخزين هذه الأقراص تكون على حوافها. ويجب وضع كل قرص في أحد أغلفة تخزين السجلات المصنوعة من الورق الخالي من المواد الحمضية، الذي يتميز بفتحة دائرية لإظهار اسم السجل أو غلاف مصنوع من مادة البولي إثيلين. وفي حالة إضافة أقراص جديدة إلى المجموعة، فيجب إزالة غلاف الانكماش البلاستيكي الأصلي نظراً لميله إلى التمدد والانكماش مع تغير درجات الحرارة المتغيرة، مما يتسبب فى لف الأقراص. وينبغي وضع مجموعات من الأقراص المغلفة في صناديق تخزين السجلات، والتي تتشابه في موادها وتصنيعها مع المواد المستخدمة مع الأوراق . ويجب أن تشتمل الصناديق على غطاء محكم لمنع دخول الغبار. ومن الأهمية بمكان ألا يُسمح للأقراص بالسقوط في صناديقها؛ ويجب وضع ألواح فاصلة لضمان امتلاء المساحة الفارغة فيما بين الصناديق.
سيور الدكتافون
تعود هذه السيور إلى تسجيلات الدكتافون التي بدأ استخدامها منذ عام 1947 في تسجيلات الشركات والتسجيلات الطبية والتسجيلات العلمية. وعادةً ما كان يتم تخزين هذه السيور في وضع مسطح في حافظات ملفات الشركات، إلا أن هذه الحافظات كانت تسبب تجعدها. فيجب لف السيور بحذر بلوح خالٍ من المواد الحمضية للحد من التجعدات، ووضعها في صندوق تخزين.
الاسطوانات الشمعية
الاسطوانات الشمعية هي من منتجات أواخر القرن التاسع عشر، وهي شائعة في مخازن الأرشيف. وبوجه عام يبلغ طول الاسطوانة 10 سنتيمترات وقطرها 5 سنتيمترات، ومن الممكن أن تصبح هذه الأسطوانات هشة ولذلك يلزم تخزينها ومعالجتها بعناية بالغة. وتوضع هذه الأسطوانات عموماً في صناديق خالية من المواد الحمضية مقسمة إلى أجزاء، أو توضع على أعمدة صغيرة متصلة بقاع الصندوق حتى لا تنتصب رأسياً. ويتم وضع العديد من الأسطوانات في كل صندوق من صناديق التخزين. وعند إخراج أسطوانة شمعية من القسم الخاص بها، فمن الأهمية بمكان عدم لمس سطحها الشمعي؛ بل يتم إدخال الإبهام والسبابة فى المركز ورفعها مع الضغط بالإصبعين على الجزء الداخلي للأسطوانة.
الأشرطة الصوتية من بكرة لبكرة
الوسط الذي يقع عليه الاختيار لهذا النوع من الأشرطة هو البوليستر، رغم استخدام مادة الأسيتات لعديد من السنوات. فمادة الأسيتات تعاني من أشكال من التهور تسمى اللزجة وأعراض تأثير الخل، والطريقة الوحيدة للحفاظ على المحتوى السليم تكون من خلال إعادة التسجيل. ونظراً لأن هذا الشريط مغناطيسي، فيجب الاحتفاظ به بعيداً عن المجالات المغناطيسية ومصادر الحرارة. وبالنسبة للتخزين في الأرشيف،يجب لف الشريط على بكرة معدنية غير فلزية، بحيث يكون طرف "البرنامج" في الجزء الخارجي من البكرة. ويجب لف الشريط حول البكرة لتخزينه في صندوق حماية الأشرطة، بحيث يكون ثقل الشريط محمولاً على المحور المركزي.
وتنتج أعراض اللزوجة من تأكسد الشريط والتصاقه بالرؤوس المغناطيسية الخاصة بجهاز التشغيل. وتؤدي الأكسدة إلى تراكم فضلات ملوثة من شأنها أن تشوِّه جودة الصوت. أما أعراض تأثير الخل فهي نتيجة لتلف أسيتات السليولوز، ويمكن اكتشاف ذلك من خلال الرائحة المميزة وانبعاج الشريط وانكماشه وهشاشته. ومن الأهمية بمكان ألا تكون حاويات تخزين المواد التي تعاني من أعراض التأثر بالخل محكمة الإغلاق. وقد طور معهد U.S. Image Permanence Institute (المعهد الأمريكي لأبحاث بقاء الصور -
www.rit.edu/ipi شرائط يمكنها اكتشاف وجود أعراض التأثر بالخل ودرجتها.)
التسجيلات السمعية
يجب تخزين أشرطة التسجيل رأسياً في علبها البلاستيكية الأصلية. ويجب أن يتم تشغيلها بواسطة البرنامج الكامل الخاص بها مرة كل عام على الأقل للحد من أعراض "تلف المحتوى المطبوع" وأعراض اللزوجة.
تسكين الميكروفيلم
يجب عرض الميكروفيلم ومعالجته وتخزينه طبقاً للمعايير الدولية. ويبدأ تسكين الميكروفيلم بلفه حول بكرات مصنوعة من معدن غير قابل للتآكل أو من البلاستيك ومغطاة بشريط ورقي خالٍ من المواد الحمضية يتم تأمينه بأربطةٍ خيطيه أو بأشرطة Velcro. ويجب عدم استخدام الأشرطة المطاطية. وأن تكون الصناديق التي يتم تخزين البكرة الكاملة بها مصنوعةً من ورق/ ألواح كرتونية خالية من المواد الحمضية ومصممة بنفس الطريقة التي يتم بها تصميم الصناديق الموصى بها لتخزين الورق. كما أن الحاويات المصنوعة من البلاستيك الخامل مقبولة كصناديق تخزين.
المعايير القياسية الدولية
تشترط معظم وكالات التمويل إتباع المعايير الدولية عند إنتاج ميكروفيلم عن مواد البحث بدعم منها. ومن بين المتطلبات الأخرى، يجب إنتاج ثلاثة أجيال من الأفلام هي: الصورة السلبية أو "الصورة الأولية" للكاميرا، والصورة السلبية للطباعة، ونسخة إيجابية من الصورة. ويجب تخزين الصورة السلبية للكاميرا في درجة حرارة منخفضة ومعقولة، ونسبة رطوبة منخفضة، ويكون التخزين الأمثل في مكان بعيد عن الأجيال الأخرى من الأفلام، كما يجب عدم استخدام هذه الصورة السلبية سوى تحت الظروف الطارئة. ويجب على المكتبة أو الأرشيف الذي يتولى إنتاج الفيلم الاحتفاظ بصورة سلبية للطباعة في ظروف تخزين جيدة واستخدامها فى عمل نسخ إيجابية عند الطلب. فالنسخ الإيجابية مخصصة لاستخدامات القراء.
تلف الأفلام
إن عجز العديد من المكتبات ومخازن الأرشيف في الأقاليم الاستوائية عن توفير ظروف تخزين مناسبة للصور السلبية للميكروفيلم هو أمر يستحق كثيرا من الاهتمام. فرغم أنه من المعروف أن الأفلام التي يتم إنتاجها وتخزينها بشكل صحيح تظل صالحةً لمدة 500 عام كحد أدنى، فقد أصبحت الأفلام الموجودة في بعض الدول غير قابلة للقراءة بعد مرور عشرين عاماً فقط على تخزينها في ظروف درجات الحرارة والرطوبة العالية. وفي بعض الحالات، تعارض بعض الحكومات والمؤسسات إخراج الصور السلبية للأفلام من بلادها، رغم أن ذلك قد يعني نهايتها. ويكمن الحل بالنسبة للمؤسسات في التعاون في عمليات تخزين الأفلام، ربما مع شركة أو مؤسسة تجارية من دولة قريبة، أو من خلال اتحاد إقليمي للمؤسسات.
ومن الأنظمة المناسبة نظام الغلق المحكم، الذي يتم العمل به بموجب تحقيقات صارمة يقوم بها معهد Image Permanence Institute (معهد أبحاث بقاء الصور) وجامعة Cornell. وتتضمن هذه العملية إحكام غلق علب الميكروفيلم داخل محافظ خالية من الأكسجين بطريقة تشبه غلق علب الأطعمة المجففة. وسوف تساعد الأبحاث على تحديد ما إذا كان من الممكن تصميم نظام غلق محكم من أجل حفظ الميكروفيلم وحمايته لفترات طويلة دون الحاجة إلى قبو تخزين بارد.
داخلياً أو عن طريق شركات بيع
تستخدم العديد من المكتبات ومخازن الأرشيف شركات بيع للوفاء باحتياجات الحفظ لديها، وفي بعض الظروف قد يكون ذلك هو أفضل طريقة يمكن اتباعها. وتتضمن خدمات شركات البيع تجليد النشرات الدورية والأبحاث، وإنتاج الميكروفيلم، وأشكال معينة من إعادة التصوير. وتعتبر هذه الخدمات أسهل طرق تسعير العقود والتعامل المنظم. وفي العديد من الحالات، كلما كان العمل يجري بشكل روتيني ومنظم كلما كان فى وسع شركات البيع القيام به بتكلفة أقل وأكثر فاعليةً من المكتبة. فما السبب في ذلك؟ السبب هو أجور شركات البيع المنخفضة، واستثمار رأس المال في معدات متطورة ذات إنتاجية عالية والمواد الأرخص التي تواجه مستوىً عالياً من طلبات الشراء، علاوة على الإنتاجية العالية بسبب الكيانات الاقتصادية الكبيرة.
ويتم أداء وظائف الحفظ داخلياً من قِبَل موظفي المكتبة والأرشيف، ومن هذه الوظائف العناية القياسية بالمجموعات، والعمليات الصغرى لترميم الأوراق، والنسخ الفوتوغرافي للاستبدال، وتحضير الأغلفة، وتجليد الكتيبات الصغيرة ومعالجة الكتب ذات الأغلفة الورقية، وتحضير الميكروفيلم، وترميم الكتب. وتعتبر هذه الوظائف غير مناسبة لشركات البيع لأسبابٍ عديدة. ومن الممكن تطبيق بعض المعايير الهامة لمساعدتك على تحديد ما إذا كنت ستستخدم شركات البيع في العمل.
الكفاءة والمعايير
أحد أهم الاعتبارات في اتخاذ قرار العمل "داخل أو خارج" المكتبة هو مستوى كفاءة شركة البيع. وعلى سبيل المثال، فرغم أن شركات التجليد قد تنتج الأغلفة بسرعة وبتكلفة منخفضة إذا قامت بالتنفيذ دون اهتمام بالجودة، إلا أن التغليف التجاري هو أمر لا يخضع للمساومة. وإذا أنتجت إحدى شركة بيع الميكروفيلم منتجات ذات تكلفة منخفضة ولكن دون إجراء اختباراتٍ عليها للتأكد من سلامة المعالجة الكيميائية، ولم تكن هذه المنتجات تفي بمعايير جودة إنتاج الفيلم المتعارف عليها، فمن الواضح أن هذه ليست طريقةً جيدةً يمكن اتباعها.
ويجب أن يكون لدى أخصائي الحفظ معايير للأداء تقوم على المعايير القومية أو العالمية و/ أو متطلبات الأداء المحددة الخاصة بالمكتبة. فمثلا عند الفحص الدوري لمتطلبات التغليف، يجب أن يتم تحديد تصميم الغلاف تفصيلياً من قِبَل أخصائي الحفظ بناءً على أنماط الاستخدام، والوضع على الأرفف، وأوضاع التخزين، ومتطلبات مدة الخدمة. ومن الواجب تدوين ذلك في وثيقة عقد مسبقة أو طلب عرض (RFP). ويتم تقديم طلب العرض (RFP) إلى شركة البيع المفترض أن يتم التعامل معها، وفي حالة موافقة الشركة على تنفيذ العمل طبقاً لطلب العرض، يتم بعد ذلك كتابة عقد تقديم خدمات بين الطرفين. ويجب إجراء العملية داخلياً,عند عدم وجود شركات بيع في المنطقة قادرة أو راغبة في الاستجابة لطلب العرض.
ويقوم العديد من المكتبات ومخازن الأرشيف الكبيرة بعمليات إنتاج الميكروفيلم داخلياً وبصورة دقيقة نظراً لأن صناعة الصور الدقيقة (الميكروجرافيك) ظلت لسنوات عديدة غير مهيأة للاستجابة لمعايير الأرشفة التي تطلبها المكتبات ومخازن الأرشيف. ومع الاستخدام المتزايد لقواعد بيانات أجهزة الكمبيوتر والتصوير الرقمي في عالم الأعمال، فقد تضاءلت مع ذلك قاعدة عملاء صناعة الصور الدقيقة (الميكروجرافيك) وتوجد الآن رغبة أكبر في مواجهة احتياجات المكتبات ومخازن الأرشيف.
وتنطبق مسألة الكفاءة أيضاً على العمليات الداخلية. وفي حالة عدم وجود عاملين مدربين في الوحدة الداخلية، أو كان هنالك نقصٌ في المعدات والمواد المطلوبة، فيجب اتخاذ الخطوات اللازمة لسد هذا النقص. وأحد المزايا الرئيسية لخيار العمل الداخلي هو القدرة على التحكم في العملية وتعزيزها عند الحاجة.
اتخاذ القرارات والخدمات
في بعض الأحيان، لا تُوضع تكاليف التعامل مع شركة البيع بالكامل في الحسبان. فعلى سبيل المثال, لتحضير مقال كتاب ذي غلافٍ ورقي لإنتاج غلاف تجارى، فإن الأمر يتطلب اتخاذ قرارا يتعلق بشكل الغلاف؛ ويجب توثيق القرار في ورقةٍ خاصةٍ بالتعليمات المرتبطة بالتجليد؛ ويتم تغيير سجل التداول الخاص بالمكتبة ليعكس مكان الكتاب؛ وعند العودة من منطقة إنتاج الأغلفة يتم فحص العمل وتغيير سجلات التداول والتجليد. ويتعين تحديد الفترة الزمنية التي يستغرقها أداء هذه المهام.
وإذا كان سيتم تجليد كتب ورقية الأغلفة داخلياً بدلاً من ذلك، فيجب القيام بالعمل مع توافر الحد الأدنى للتحضير. وفي هذه الحالة، يتم اتخاذ القرارات على أساس النسق مع عدم وجود أوراق للتعليمات، ويتم تجليد كافة الكتب الورقية الأغلفة. ويتم تحويل العمل في أقل من 48 ساعةً، ولذلك فلن تكون هنالك حاجة إلى إدخال تعديلات على سجل التداول. ومن الممكن تجليد الكتب الورقية الأغلفة داخلياً بتكلفة أقل بمجرد تحضيرها للتغليف التجاري. ولا يتطلب تجليد الكتب الورقية الأغلفة استثماراتٍ في المعدات التي تحتاج إلى رأس المال (ماكينة كهربائية لتقطيع الورق وماكينة تغريه)، ومع ذلك يمكن صيانة المعدات بسهولة، كما أن التكنولوجيا مستقرة، والعملية بسيطة بما يكفي لتدريب العاملين سرعة.
وعلى النقيض من ذلك، قد تكون النشرات الدورية ملائمةً بدرجة أكبر للتغليف التجاري نظراً للحاجة إلى ماكينات متطورة لتثبيت الأوراق المفكوكة مع بعضها البعض. وفي العديد من الدول الصناعية، تتم أتمتة العديد من معدات التجليد، ولا تتمكن المكتبات دائماً من شرائها وصيانتها نظراً لمشاكل الحجم الاقتصادي والمعدل السريع لتقادمها. وعلاوة على ذلك، تفضل شركات البيع التعامل مع المواد المنتظمة كبيرة الحجم، نظراً لإمكانية التنبؤ بشكل أكبر بالمعالجة وانخفاض تدريب العاملين والأجور إلى الحد الأدنى. وكنتيجة لذلك، يكون عدد خيارات المعالجة المقدمة من شركات البيع محدوداً.
ونادراً ما تكون شركات البيع قادرةً على تقديم علاج كبير للحفظ. وبالنسبة لمثل هذا العلاج، يجب أن يكون لدى العاملين الخبرة الكافية وأن يتم تدريبهم إلى حد الاحتراف. كما أن العمل نفسه يغطي مجموعةً كبيرةً للغاية من خيارات العلاج، التي لا يمكن تطويرها للإنتاج على نطاق واسع. وعلاوة على ذلك، تتردد المكتبات ومخازن الأرشيف بشدة في نقل مواد البحث النادرة والفريدة إلى خارج مبانيها، حيث لا تكون تحت سيطرتها.
كما أن هنالك سبب أكثر أهميةً وراء عدم قيام شركات البيع التجارية عموماً بمعالجة كبيرة للمواد النادرة والفريدة. ويجب معالجة النشرات الدورية، والكتيبات الجديدة والمقالات، وإعادة التجليد بصورة منتظمة لصيانة المكتبة وخدماتها بشكل سليم. وبناء على ذلك، يتم تخصيص التمويل تلقائياً على أساس سنوي للتعامل مع هذه الفئات من مواد البحث. ومع ذلك، فمن غير المحتمل بدرجة كبيرة وجود بنود فى الميزانية لعمل شركة البيع فى معالجة المواد النادرة والفريدة رغم الأهمية الثقافية لهذه المواد ونظراً لإمكانية تأجيلها بصورة أسهل بسبب الاستخدام المنخفض نسبياً. ولهذا السبب وأسباب أخرى عديدة، يُفضل إجراء عملية المعالجة داخلياً.
المساحة والموقع
تضم مكتبة البحث الكبيرة تقليديا وحدات الحفظ الداخلي التالية: ترميم الكتب للتداول، وتحضير ورشة التجليد لأعمال الارتباط بشركة التجليد التجاري، والطلاء ووضع الملصقات على الكتب الجديدة, وإنتاج الميكروفيلم, والصيانة. وفى الغالب لا تشتمل المكتبات الصغيرة والمتوسطة على وحدات ميكروفيلم أو حفظ ما لم يكن لديها مواد نادرةً أو فريدةً. وإن أمكن، فمن المستحسن أن تعين المؤسسة شخصاً متخصصا فى الحفظ ليعيد تنظيم الوحدات على شكل قسم موحد للحفظ. وإذا كان ذلك ممكنا، فيجب نقل وحدة الطلاء ووضع الملصقات إلى الخدمات الفنية، نظراً لأنها لا تؤدي وظيفةً متعلقةً بالحفظ على وجه التحديد.
ومن وجهة النظر الإدارية، من الأفضل تجميع عمليات الحفظ بالقرب من بعضها البعض، لتمكين العاملين من أداء مهامهم بشكل أكثر مرونة مع سيطرة إدارية أكبر، والاشتراك فى استخدام المعدات والتوريدات، ولمزيد من التلاحم فى العمليات.
التقوية
إذا قامت المكتبة بأحد عمليات التقوية لتنفيذ تجليد الكتب الجديدة الورقية الغلاف داخلياً، فيجب أن يكون ذلك بالقرب من مكان تنفيذ عملية الصيانة الرئيسية، وليس بعيدا عن الخدمات الفنية. وسوف تحتاج عملية تجليد وتغليف الكتيبات إلى مساحة تبلغ 60 متراً مربعاً تقريباً، مع إمكانية الوصول الجيد إلى المناطق التي توجد بها مواد التخزين الكبيرة ورصيف التحميل. ويجب أن تحتوي المساحة على مصدر جيد للإضاءة وأن تكون جيدة التهوية، مع عدم وجود أية انبعاثات للأبخرة الضارة في منطقة العمل. ونظراً لأن الأمر سوف يتطلب بعض المعدات الكهربائية، فيجب عدم وضع هذه الوحدة بالقرب من غرفة القراءة أو المنطقة المخصصة للدراسة، أو في الطابق الذي يعلوها. ويُعتبر توفير إمدادات مياه وأحواض جيدة أمراً أساسياً لهذه العملية، كما يجب توفير الطاقة الكهربية الكافية لتشغيل ماكينة قطع الورق الكهربائية وماكينة التغرية.
ترميم الكتب
بالنسبة للمكتبات الصغيرة التي تقوم بمهام صيانة، يمكن وضع وحدة ترميم الكتب في أي مكان على مسافة معقولة من مناطق التخزين. وعلى وجه العموم، يجب أن تتراوح المساحة المخصصة لوحدة ترميم الكتب ما بين 20 إلى 30 متراً مربعاً. ومن المفيد إحاطة هذه الوحدة ما لم تكن جزءاً من عملية صيانة أكبر. وعادةً ما تُستخدم الأدوات اليدوية أو الأدوات الكهربائية الصغيرة في هذه الوحدة، وفى الغالب لا تكون الضوضاء الناتجة مزعجةً. ومن الأهمية بمكان توفير إمدادات مياه وحوض.
التحضير لعملية التجليد التجارية
منطقة تحضير الأغلفة هي أحد مناطق المكتب في الأساس، غير أنه يُنصح بأن تكون قريبةً من رصيف التحميل لتجنب نقل المواد من وإلى منطقة تحضير الأغلفة التجارية مروراً بالمناطق الأخرى من المكتبة. أما القرب من مكان عملية الحفظ فهو أقل أهميةً. وبالنسبة لمعظم المكتبات، تحتاج المساحة إلى أرفف جيدة، وغرفة لحاملات وتعبئة الكتب، ومكاتب وأجهزة كمبيوتر، بحيث يعتمد مقدار المساحة على حجم المواد التي تتم معالجتها وعدد العاملين اللازمين لذلك. ويجب أن تكون الطاقة الكهربية كافية لدعم تشغيل أجهزة الكمبيوتر مع خدمة الإنترنت وتوصيلات البحث عن الكتالوجات، فضلا عن دعم نظام التجليد المؤتمت في المستقبل. وعلى وجه العموم، يجب أن تكون المساحة من 40 إلى60 متراً مربعاً.
تحضير الميكروفيلم
إذا لم تتضمن المكتبة وحدةً خاصة بالميكروفيلم ولكنها تعمل من خلال إحدى شركات بيع الميكروفيلم، فقد يكون من المهم إنشاء نظام قياس أكبر للتحكم في المنتج النهائي من خلال إقامة وحدة تحضير وفحص أكثر تطورا. ومن الناحية المثالية، فقد يستلزم ذلك وجود منطقة لتنفيذ مرحلة ما قبل عمل الفيلم مع وجود مساحة لمحطة فحص الكتب المراد تجليدها، حيث سوف يتأكد العاملون من وجود المواد المراد عمل فيلم لها بالترتيب الصحيح وسوف يصدرون تعليماتٍ خاصةً لحامل كاميرا التصوير (الصفحات المفقودة، والتلفيات، ومشكلات الصور، والمخاوف المتعلقة بالمعالجة الخاصة، وما إلى ذلك). ويجب أن تتضمن المساحة أيضاً منطقةً لتنفيذ النموذج الطباعي ورأس الصفحة/ الهدف، ويتم تجهيز هذه المنطقة بجهاز كمبيوتر، وطابعة أوراق عالية الدقة، وقابلية للاتصال بالسجلات البيبلوغرافية على الإنترنت لإنتاج أهداف تحددها المواد، وإرسالها مع المواد لعمل الفيلم. ويجب إنشاء منطقة لما بعد إنتاج الفيلم، على أن تتضمن هذه المنطقة أجهزةً، مثل قارئ ميكروفيلم وجهاز لقياس الدقة/ الكثافة لفحص الفيلم الناتج. ويجب أن تكون المساحة المخصصة لهذه الوحدة من 40 إلى60 متراً مربعاًً.
عملية إنتاج الميكروفيلم
عند القيام بعملية إنتاج ميكروفيلم في المكتبة، فيجب أن تتضمن كافة وظائف تحضير الميكروفيلم، بالإضافة إلى الإجراءات اللازمة لالتقاط الميكروفيلم ومعالجته. ويجب أن تكون مساحة الكاميرا كافية لاستيعاب كاميرا واحدة عالية الجودة على الأقل، ويجب أن تكون الكاميرا كبيرة بما يكفي لتصوير أفلام لكتب وصحف ونشرات دورية من مختلف الأحجام. كما ينبغي أن يتم تجهيزها بالمساطر والمحامل وأقمشة المنع أو الورق، علاوة على وضع أهدافٍ قياسيةٍ من العملية يجب تحقيقها.
ومن الممكن فصل منطقة معالجة الفيلم عن منطقة الكاميرا على أن تكون متاخمة لها، ويجب أن تحتوي على معالج بخزان عميق، ومعالجات أخرى أصغر ومحطة لفحص عملية النسخ. ويجب أن تُخصص هذه المنطقة لتحميض الفيلم، وإجراء اختبارات أزرق الميثيلين, والنَّسخ. ويجب أن تكون المنطقة بأكملها جيدة التهوية، مع طرد أية أبخرة إلى خارج المبنى. وبالمثل، يجب أن تكون هنالك طريقة للتخلص من المحاليل الناتجة. ويجب ترشيح الماء واختباره وتحسينه عند عدم استيفاء المعايير الخاصة بالمعالجة. ومن المستحسن أن تكون هذه المساحة قريبةً من وحدات الحفظ الأخرى بحيث تبعد عنها بحوالي 100 متر مربع.
الصيانة
في معظم المكتبات، تركز عملية الصيانة على معالجة الكتب والورق، وعادةً مواد البحث النادرة/ الفريدة. وفي بعض الأحيان، تشتمل الخدمة على ورشة تجليد مصممة لمعالجة المواد الشبيهة بالمواد التي تمت معالجتها بمعرفة شركة التجليد التجاري (النشرات الدورية، والمقالات، وإعادة التجليد، وما إلى ذلك). ولعل من أهم متطلبات أي منطقة مخصصة للصيانة أن يكون مستوى الأمان صارماً كما فى غرفة الكتب النادرة. وعموماً يتم تزويد هذه المنطقة بطاولات وبعض المعدات الكهربائية. ويجب أن يتوافر حوضين على الأقل: أحدهما لغسل الأيدي والأوعية، والآخر من أجل المعالجة المائية للمواد النادرة/ الفريدة. ويجب أن تكون المساحة جيدة الإضاءة، وأن تحتوي على مدخل جيد للوصول إلى رصيف التحميل. ويجب إتاحة مساحة أكبر من المساحة المطلوبة حاليا حتى تستوعب أعمال المشروعات المستقبلية التي يتم تمويلها من مصادر خارجية.
وإذا كانت المنطقة لا تستوعب عملية التجليد الكبيرة وعملية صيانة الورق/ الصور، فمن الضروري إنشاء فاصل لمنع انتقال الأتربة من الكتب والتوريدات إلى منطقة صيانة الورق/ الصور. ويجب أن تبلغ المساحة المخصصة لصيانة الكتب من 100 إلى 200 متر مربع، والمساحة المخصصة لصيانة الورق/ الصور من 40 إلى 60 متراً مربعاً. ويجب أن تستوعب المساحة التي تبلغ 200 متر مربع عمل ثمانية موظفين يعملون فى صيانة الكتب.
المعدات والأثاث
تتشابه كثير من المعدات المستخدمة في عملية تقوية, وترميم الكتب وصيانتها بدرجة كبيرة وغالباً ما تحل محل بعضها البعض. ولهذا السبب، فمن المفيد استخدام شيئاً من التوحيد القياسي، خصوصاً مع أنواع الأثاث وتصميماتها. وتعتمد المواصفات التالية على خبرة كبيرة في التعامل مع مجموعة متنوعة من العمليات في مختلف المؤسسات، كما أنه من المفهوم أنه قد يكون هنالك حاجة إلى التنوع القائم على التهيئة الخاصة ومقدار المساحة المتاحة.
يرجى النقر فوق الروابط التالية للتعرف على مزيد من المعدات والأثاث اللازم للحفاظ على المرافق الخاصة بك.
التقوية
هنالك اثنين من المعدات لا غنى عنهما فى أية عملية تقوية ناجحة هما ماكينة التغرية وماكينة تقطيع الورق الكهربائية.
يجب أن يكون عرض ماكينة التغرية 40 سنتيمتراً كحد أدنى وأن تكون قادرة على تغرية كل من الألواح الكرتونية والمواد المرنة دون الحاجة إلى إعادة ضبطها. ويجب أن تكون مادة التغرية المستخدمة مع الماكينة باردة ويفضل أن تكون من مادة أسيتات البولي فينيل بصفتها المادة اللاصقة. ويجب تركيب الماكينة على حامل ذو عجلات، بحيث يمكن دفعها ناحية الحوض للتسهيل من عملية التنظيف.
يجب أن تكون ماكينة تقطيع الورق الكهربائية قادرة على قص سمك يصل إلى 10 سم وبعرض 80 سم على الأقل. ويجب تزويد هذه الماكينة بأجهزة الأمان المطلوبة لمنع حدوث إصابات.
وتكون طاولة المعالجة أو منضدة العمل القياسية بنفس التصميم المستخدم فى لكافة أعمال الصيانة، بارتفاع قياسي 96 سنتيمتراً وعرض 1.24 متراً وطول 2.44 متراً (38 بوصةً × 4 أقدام × 8 أقدام). ومن المفيد استخدام طاولة بنفس الارتفاع والطول وبعرض 60 سنتيمتراً (38 × 8 أقدام × 3 أقدام)، بالإضافة إلى طاولتين شبيهتين مصممتين للتوافق مع المساحة.
معدات وأثاث لوضع المواد التي تم توريدها بأحجام القياسية. ويجب أن تكون كافة المناضد قوية وذات طبقة خارجية مرققة من البلاستيك القابل للغسيل.
ترميم الكتب
لا تعتمد عملية ترميم الكتب على استخدام معدات ثقيلة أو على أشكال معقدة من المساحات. فمن الممكن لثلاثة من الفنيين على الأقل استخدام منضدة العمل القياسية عند الضرورة. وتستخدم منضدة العمل فى جميع أعمال الترميم، ولكن سير العمل يكون أفضل إذا كان هنالك طاولة ملاصقة للمجموعة لاستيعاب بعض المهام. وهذا من شأنه توفير المساحة الفعلية للمعالجة فوق منضدة العمل. وبغض النظر عن الأدوات الصغيرة، فالمعدة الكهربائية الوحيدة هي مثقاب كهربائي بلقمة قطرها يساوي تقريباً قطر إبرة الخياطة. وهذا يسرع من عملية الثقب اللازمة لعملية ربط الأطراف.
التحضير لعملية التجليد التجارية
تعتبر هذه المهمة ذات طبيعة مكتبية في الأساس، ويتم تحديد عدد ونوع المكاتب وأجهزة الكمبيوتر من خلال الممارسة المحلية. ومن المرجح إدارة هذه الوحدة من قِبَل قسم الخدمات الفنية، ويتم دمج التشغيل مع الخدمات الفنية الأخرى. ومع ذلك، يجب توفير أرفف واسعة ومناسبة، ومساحة لمرور ناقلات الكتب، ومساحة لتعبئة وتفريغ الكتب.
تحضير الميكروفيلم
تتطلب عملية تحضير الميكروفيلم مساحةً جيدةً لنضد أو مكتب تكفى لترتيب المواد المحددة لإنتاج الفيلم، وكذلك تتطلب مساحات كبيرة للأرفف لحفظ مواد التحضير أو الأجزاء الناقصة. ويجب أن يكون عرض الأرفف قادراً على استيعاب المواد الكبيرة الحجم مثل الصحف. كما يجب أن يكون هنالك منطقة لتعبئة وتفريغ المواد الواردة والصادرة من وحدة الأقلام. ويجب تقسيم هذه المساحة إلى جزأين رئيسيين للتحضير والفحص: ويجب تزويده منطقة التحضير بجهاز كمبيوتر مناسب واحد على الأقل لخدمة عملية البحث المكتبي (الببليوجرافي) وإنتاج مطبوعات عالية الدقة يسهل قراءتها؛ أما منطقة الفحص فيجب تزويدها بقارئ ميكروفيلم ذو جودة عالية لاستخدامه في الفحص بطريقة إطار بعد إطار، بالإضافة إلى جهاز لقياس الكثافة، وعدسة مكبرة ومنضدة خفيفة.
عملية إنتاج الميكروفيلم
وبالإضافة إلى الأثاث والمعدات اللازمة لتحضير الميكروفيلم، يجب أن تشتمل الوحدة على كاميرا عالية الجودة، ويفضل أن تكون قادرة على تصوير الميكروفيلم والمسح الرقمي معاً، وأن تكون مماثلة لكاميرا Zeutschel Omnia OK 300/OK 301 Hybrid. ويجب أن تشتمل معدات المعالجة على ماكينة لنسخ الأفلام، ومعالج مزود بخزان عميق (جهاز تحميض الأفلام)، وأجهزة أخرى متعلقة بمعالجة الميكروفيلم. ونظرا لاستخدام مواد كيميائية في هذه المنطقة، فيجب أن تكون جيدة التهوية باستخدام نظام لشفط العادم. أما بالنسبة للماء، فيجب أن يكون نقياً بقدر الإمكان، مع فلاتر متعددة المراحل لإزالة الجسيمات والأجزاء المعدنية, كما يجب توفر أحواض لغسل الأيدي وتنظيف المعدات.
صيانة الكتب
تتشابه المعدات المستخدمة في عمليات صيانة الكتب والورق والصور، ويمكن المشاركة في استخدامها إلى حد ما. ويجب تجهيز وحدة صيانة/ تجليد الكتب جيداً بالمناضد القياسية والطاولات التكميلية. ويجب تخصيص نضد قياسي لكل فني إن أمكن، كما يجب أن تكون هنالك مساحة لاستيعاب نضد احتياطي للمهام الخاصة. ومن الضروري توفير كراسي دوارة قابلة للضبط على أوضاع متنوعة مناسبة، مع وجود مناضد عمل لبعض المهام، مثل الخياطة وترميم الورق.
:أفكر: أرجو عدم الرد حتى أنتهاء الموضوع :)
