الارشفة الالكترونية,ماهي وما أهميتها

الأرشفة الألكترونية
الأرشيف هو " ذلك الجزء من المحفوظات الذي له قيمة إدارية أو تاريخية أو اقتصادية او قانونية أو اجتماعية وتم ايداعه في إحدى المؤسسات الأرشيفية أو حفظ في قاعد بيانات أرشيفية, حيث نظم بالشكل العلمي الذي يجعله صالحا للاستخدام من قبل الباحثين والمستفيدين".
ولا تختلف مادة الأرشفة الإلكترونية عن الأرشفة التقليدية من حيث نوعية الوثائق المحفوظة ومدت الحفظ ولكن الاختلاف يقع في إجراءات ومكان حفظ هذه الوثائق. فعلى سبيل المثال فإن وثيقة طلب خدمة من
إدارة حكومية معينة تحفظ مدة محددة في الدائرة المختصة ومن ثم في أرشيف الوزارة العام, وإذا اقتضت الضرورة فإنها تحول إلى الأرشيف الدائم وذلك سواء كانت هذه الوثيقة ورقية أم إلكترونية . و الفرق هو أن الوثيقة الإلكترونية تحفظ في ذاكرة رقمية ولا تلمس وقد لا ترى في انتقالها من مكان حفظ إلى آخر ويمكن استرجاعها بسهولة وعن بعد.أما الوثيقة الورقية فإنها تنقل ماديا من حيز إلى حيز آخر في أماكن الحفظ المختلفة.
سلبيات الأرشيف الورقي وهي على النحو التالي :
1 ـ يحتاج الأرشيف الورقي إلى وقت كبير للبحث عن الملفات المطلوبة .
2 ـ صعوبة نقله وتحريكه من مكانه
3 ـ نسبة تعرضه للتلف من جراء العوامل الجوية المحيطة كبير جدا مثل المياه او الحرارة او كثرة الاستخدام
4 ـ يحتاج الى مساحات كبيرة كالرفوف والخزائن مما يؤدي إلى هدر في المال والوقت
5 ـ عملية المحافظة على سريته صعبة جدا ومكلفة
إيجابيات الأرشفة الألكترونية
1- تطوير وسائل الحفظ غير الورقي للوثائق من التصوير الميكروفيلمي إلى التصوير الضوئي والحفظ الرقمي.
2- اختصار خطوات الحفظ غير الورقي (الميكروفيلمي: التصوير والتحميض والتجفيف والترتيب) إلى خطوات آلية اكثر سرعة واقل جهدا.
3- التحسين النوعي في عملية تصوير الوثائق وتنقية الصور وإمكانية التحكم الضوئي في صورة الوثيقة.
4- سهولة ترتيب وحفظ واسترجاع صور الوثائق الإلكترونية مقارنة بالورقية والميكروفيلمية.
5- إمكانية الاحتفاظ بأكثر من نسخة من صور هذه الوثائق احتياطا لأي طارئ.
6- تقليل مساحة الحفظ التي تشغلها هذه الوثائق مقارنة بالوثائق الورقية والشرائح الميكروفيلمية.
7- إمكانية استخدام وتبادل الوثيقة الإلكترونية عبر الشبكات الإلكترونية.
الشركة الوطنية لتقنية المعلومات /نتكو
National Informatics Company
المملكة العربية السعودية –الرياض
Mobile: 966 55 6711234 Phone: 966 1 281512 Fax : 966 1 2815169
http://nitcotek.com/
الشركة الوطنية لتقنية المعلومات خيارك الأفضل في عالم المعلوماتية
خبرة - تميز - اتقان