تخزين الأوراق وتنظيمها
تشكل الأوراق مشكلة كبيرة في المكاتب والمنازل، خصوصاً المكتب المنزلي. فكثير منا يتسلم يومياً عدداً كبيراً من الأوراق المختلفة( تقارير، رسائل، إعلانات، فواتير، مطويات، كتيبات، أو حتى أوراق المحاضرات....) التي نود الإحتفاظ ببعضها لأنها مهمة أو ذات فائدة، وأحياناً لأننا لا نستطيع إلقائها في سلة المهملات لأنها تحتوي على آيات قرآنية. وتزداد المشكلة عندما نعلم أننا تسلمنا ورقة معينة ولكننا لم نستطع العثور عليها عندما إحتجنا إليها.
ولتفادي هذه المشكلات نقترح عليك النصائح التالية:
1. استخدم نظام تخزين للملفات. وضع فيه ملفات رئيسية تحتفظ فيها بالأوراق المتشابهة، مثل فواتير الهاتف أو تقارير الإبن المدرسية.
2. ضع ملفات فرعية تحتفظ فيها بالأوراق العامة، مثل إعلانات شركات قد تحتاج إليها أو مقالات صحفية يمكن الإستفادة منها مستقبلاً.
3. احرص على إقتناء خزانة ملفات يسهل فتحها ووضع الأوراق بداخلها وأخذها منها، دون الحاجة إلى تخريمها أو نزع ماسكات الأوراق قبل فتحها.
4. ضع بجوار المكتب صندوقاً تحفظ فيه الأوراق التي لا تحتاج إليها ولكنها تحتوي على آيات قرآنية، حتى يمكن أخذه بعد إمتلائه إلى حاوية إعادة تدوير الورق، ويغني هذا الصندوق عن استخدام قطاعة أوراق كهربائية.
5. استخدم صندوقاً أو ملفاً كبيراً للأوراق التي لم تحدد بعد درجة أهميتها. ستكتشف بعد فترة أن معظم محتويات هذا الملف ليست لها حاجة حقيقية. ولكن وجودها في الصندوق أو الملف يجعلك لا تشعر بالذنب فيما لو تخلصت من ورقة واكتشفت أنك تحتاجها مستقبلاً.
6. تذكر أن أفضل وقت للتقرير بشأن ورقة ما هو وقت تسلمها. فحاول أن تضعها في مكانها المناسب قبل أن تضعها على المكتب أو في مكان آخر، فإن تأجيل التقرير بشأنها يزيد الفوضى التي يعاني منها معضمنا في مكاتبنا أو منازلنا.
7. اعلم أن وجود ورقة مهمة في مكان لا تستطيع تذكره مساوٍ تماماً لعدم وجودها.
8. حدد وقتاً ( مثل مرة كل ستة أشهر أو نهاية كل فصل دراسي أو مع بداية العطلة الصيفية) لتنظيف الملفات القديمة من الأوراق التي لم تعد تحتاج إليها، فإن ذلك يبقي حجم الملفات صغيراً مما يسهل الرجوع إليها للبحث عن الأوراق المهمة بداخلها. قارن ملفاً يحتوي على 10 ورقات مع ملف يحتوي 200 ورقة!!.
