تتولى إدارة المشتريات والمخازن تلبية كافة احتياجات الوزارة من المستلزمات السلعية والخدمات وقطع الغيار بأنواعها والسيارات والآلات والتجهيزات المكتبية والقرطاسية والاثاث والملابس المخصصة للعاملين وذلك وفقا للقوانين واللوائـح المنظمــة لها ، كما تقوم الادارة بتخزين تلك المواد وصرفها للجهات الطالبه ، وإتمام إجراءات الجرد السنوى العام والمفاجىء واعداد المقايسات المخزنية ، وعمليات التخلص من المـواد الراكدة ، وطرح المزايدات طبقا للقوانين واللوائح والتعاميم المنظمة لذلك ، والرد على ملاحظات الجهات الرقابية المختلفة فيما يتعلق بأعمال الشراء والتخزين.
تتولى مراقبة المشتريات اعمال الشراء للمواد العينية والخدمية محليا وخارجيا عن طريق الشراء المباشر أو الممارسات أو المناقصات
يباشر قسم المشتريات الاختصاصات الاتية :
1- تلقى طلبات الشراء من مراقبة المخازن لتوفير جميع المواد والمعدات والاجهزة المطلوبة عن طريق الشراء المباشر محليا أو خارجيا .
2- استدراج العروض من الموردين ودراستها ليتم الشراء طبقا للمواصفات والشروط المطلوبة وبأقل الاسعار .
3- التنسيق مع ادارة الشئون المالية فيما يتعلق بقيمة الربط المالى ، وفتح الاعتمادات المستندية فى حالـة الشــراء الخارجى .
4- تحضير البيانات اللازمة للتخليص على البضائع الواردة جمركياً ومتابعة تسليمها لمراقبة المخازن .
تتولى مراقبة المخازن عمليات تخزين المواد ومتابعة الصرف من المخازن طبقا للوائح والانظمة المتبعة ، وإعداد طلبات الشراء للمواد غير المتوفرة بالمخازن ، وانجاز المقايسات المخزنية .
يباشر قسم المخازن العامة الاختصاصات الآتية :
1- تخزين المواد المشتراة التى تحتاجها الإدارات من مواد خام وأدوات صحية وأثاث وقرطاسية وتجهيزات مكتبية وأدوات بناء وأدوات كهرباء ومواد متنوعة .
2- التنسيق مع الإدارات المختلفة ومراقبة المشتريات لتوفير المواد المطلوبة .
3- استيفاء النماذج المقررة لإجراء الفحص والإحصاء لهذه المواد عند استلامها والتحقق من مطابقتها للمواصفات .
4- استلام طلبات الصرف من الإدارات المختلفة لتزويدها بما تحتاجه من هذه المواد .
5- فتح بطاقة عهده لكل موظف وتسجيل مايصرف له من أثاث وتجهــيزات مكتبية ، وفتح سجلات للعهد على مستوى ادارات الوزارة .
6- متابعة حركة المواد وأرصدتها .
7- استخراج كشوف الجرد من الحاسب الآلى بوزارة المالية وكشوف حصر البطاقات ، والاشتراك فى لجان الجرد الدورية .
8- استلام المواد المعادة من الإدارات بموجب طلبات الإعادة والقيام بحفظها حسب حالتها لحين التصرف فيها بإعادة توزيعها أو بيعها .
9- استلام العهد المسجلة من الموظفين عند انتهاء خدماتهم ومنحهم براءة الذمة .
1- قطع غيار السيارات والآلات والمعدات .
2- العدد واللوازم وملحقاتها والزيوت والشحوم والاطارات .
3- الآلات والسيارات والمعدات .
1- مراجعة ومطابقة طلبات الشراء مع عروض الاسعار ومراجعة اصدار اوامر الشراء وفقا للقوانين واللوائح والتعاميم المنظمة لذلك .
2- مراجعة وثائق ومستندات الممارسات والمناقصات قبل طرحها ومراجعة مستندات العقد بعد الترسية .
3- إعداد التقارير الشهرية الخاصة بأعمال الادارة والتقارير ربع السنوية الخاصة بوزارة المالية .
4- تجهيز المستندات اللازمة لدراسة ملاحظات الجهات الرقابية المختلفة واعداد الردود المناسبة عليها .
5- إعداد شهادات الدفع وارسالها لادارة الشئون المالية لصرف مستحقات الموردين مع كافة المستندات المؤيدة لها .
6- إعداد وتجهيز المستندات الخاصة بالحساب الختامى للوزارة (مع بيان بالمبالغ المطلوب تعليتها لحساب الامانات ، قيم موجودات الوزارة من العهد الشخصية والتنظيمية وقيم موجودات المخازن) .
7- فتح بطاقات سجل مراقبة المخزون لكل مادة مسجلة بالمخازن العامة أو الفنية ، وإتباع التعليمات المالية والمخزنية الصادرة عن وزارة المالية فيما يتعلق بهذه البطاقات .
8- استلام استمارات التسلم والصرف الواردة من المخازن العامة والفنية ومراجعتها والتدقيق عليها وتسجيلها فى سجل مراقبة المخزون .
9- تسجيل جميع استمارات الاستلام الصادرة من المخازن العامة والفنية لبيان إجمالى المواد الوارده إلى الوزارة خلال السنة المالية .
10-مطابقة كشوف الجرد الصادرة من الحاسب الآلى بوزارة المالية لما هو مسجل ببطاقات المخازن والموجود الفعلى .
11-الاحتفاظ بسجلات مستقلة لكل مخزن تمثل حركة المواد وقيمتها والرصيد الفعلى لها .
12-دراسة الكشوف المرسلة من وزارة المالية الخاصة بالمواد الراكدة تمهيداً للتخلص منها حسب تعليمات وزارة المالية .
13-الاشتراك فى إعداد المقايسات المخزنية السنوية .
المهــــــــــام :
1 - القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بشراء المواد والمعدات والأجهزة اللازمة وفقًا للنظام والإجراءات المعتمدة .
2 - استكمال وثائق المنافسات بعد استلامها من الجهة ذات العلاقة .
3 - القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بمنافسات الخدمات والإنشاءات طبقًا للنظام والإجراءات المعتمدة .
4 - القيام بإجراءات الإعلان والدعوات للمنافسات وترتيب الاجتماعات مع المقاولين والموردين والإجابة على استفساراتهم قبل فتح المظاريف .
5 - الاشتراك في أعمال تحليل المنافسات .
6 - استكمال إجراءات التعاقد بعد البت من صاحب الصلاحية .
7 - تحرير العقود بالاشتراك مع الإدارة القانونية والعمل على توقيعها من صاحب الصلاحية، ومن ثم إخطار الجهات ذات العلاقة .
8 - إصدار أوامر التوريد للموردين وإحاطة الجهات ذات العلاقة .
9 - القيام بأعمال الشراء المباشر عند اللزوم .
10 - حفظ الملفات اللازمة للموردين والمقاولين والاستشاريين لتمكين الوزارة من القيام بمتابعة أعمالهم .
11 - الإلمام بحركة الأسعار في السوق والاحتفاظ بملفات منظمة "للكتلوجات" وقوائم الأسعار التي تصدرها الشركات والمؤسسات للسلع والخدمات التي تعرضها مما يمكن من إصدار أحكام سليمة على مدى عدالة الأسعار التي يقدمها الموردون سواء كان ذلك بالنسبة للمشتريات المحلية أو الخارجية .
12 - مسك الملفات والسجلات المتعلقة بإجراءات الشراء النظامية كسجل العقود وسجل مراقبة خطابات الضمان وغيرها مما له علاقة بأعمال الشراء .
13 - متابعة صلاحيات خطابات الضمان الابتدائي والعمل على تجديدها عند اللزوم .
14 - المشاركة في وضع سياسة التخلص من فائض المواد في المستودعات وذلك عن طريق حصرها واتخاذ الإجراءات النظامية لبيعها بالطرق النظامية .
15 - المشاركة في تشكيل اللجان التي يرغب المسئولون في تشكيلها كلجان ماقبل فتح المظاريف .
16 - إعداد مسودات دليل إجراءات العمل للوحدة بالتعاون مع وحدة التطوير الإداري ، والعمل على تطويرها .
17 - إعداد تقارير دورية عن نشاطات وحدة المشتريات وإنجازاتها ومقترحات تطوير العمل بها ورفعها إلى مدير عام الشئون الإدارية والمالية .
عضو متواصل النشاط
أبي بحث .... هل من منقذ ... ---____--
